TAKIMINIZLA İLETİŞİM SORUNLARI YAŞIYOR MUSUNUZ?

01.06.2017 Bir takım lideriyseniz, hedeflerinize ulaşabileceğiniz yegâne gücünüz olan takım bireylerinizle kronik iletişim sorunlarınızın olmaması gerekiyor. Zaten bir lider olarak sizden beklenen de iletişim becerinizin iyi düzeyde olması.

Aşağıdaki kontrol listesine (check list’e) bir göz atın. Eğer bir iletişim sorunuz varsa bunlardan birisi ya da birkaçı olabilir mi?

Sizi Deşifre Etmekte Zorlanıyorlar

Yeni bir takım kurduysanız ya da bir takımın başına geçtiyseniz o takımınızın bireyleri, birlikte yaşadığınız sürecin daha ilk saatlerinden başlayarak sizi gözlem altına alır. Az konuşur çok dinlerler. Suskun gibi dururlar. Yorum yapmaktan kaçınırlar. Davranışlarında biraz tedirginlik hissedersiniz. Özellikle ortaya çıkan karar anlarında sizi dikkatle izler, tepkilerinizi ve düşünme sisteminizi çözmeye çalışırlar. Birlikte geçen her dakika sizin deşifre olmanızı sağlar. Bu onları rahatlatır. Suskunluklar azalır, yorumlar artar, mizah gelişir.

İletişim Tarzınız Belirgin Değil

Takımınızın lideri olarak uygulayacağınız iletişim tarzı tüm takım bireylerini etkisi altına alarak onların da iletişim tarzlarını belirler. Onlarla girdiğiniz her iletişim ortamında sizi can kulağı ile dinlerler. Kullandığınız sözcükleri fark etmeden hafızalarına kaydeder, akabinde kullanmaya başlarlar. Mizah yönünüzü de anlamaya çalışırlar ve bir süre sonra esprileriniz onların da esprileri fıkralarınız onların da fıkraları olur. Beden dilinizi kullanış şekliniz daha da hızlı kopyalanır.

Bireysel İletişim Platformunu İhmal Ediyorsunuz

Bireysel ortamlar resmiyetten uzak, daha sıcak bir iletişime olanak sağlar. Konu ister övgü ya da iyi haber, ister eleştiri ya da kötü haber olsun, göz teması daha uzun, duygular daha açık ve beden dili daha samimidir. Takım bireyleri böyle bir ortamda size rahatça kişisel açılma yapabilir, bazı sırlarını paylaşmak isteyebilir ve takım halindeyken açıklayamadıkları görüş ve duyguların açıklayabilirler.

Teke tek ortamlar sizin karşınızdakini daha iyi analiz edebilmeniz için değerli birer fırsattır. Tutum ve davranışların ardındaki nedenleri ve karakter yapısını anlayarak iletişim sitilinizi ayarlayabilir ve sizin için gerekli olan motivasyon bujisini de belirleyebilirsiniz.

Mutlaka, size bağlı çalışan her takım bireyiniz için bu tür görüşme zaman ve ortamları hazırlayın. Mümkün olduğunca herkese eşit zaman ayırın. Bunu düzenli olarak tekrarlayın.

Takım Halinde İletişim Platformunda Davranış Hataları Yapıyorsunuz

Takımınızın karşısına çıktığınızda tüm gözler size çevrilecek ve herkes sizin motivasyon düzeyinizi, şevkinizi, kendinize olan güveninizi ve kararlılığınızı ölçmeye başlayacaktır. Bu tür iletişim ortamlarına (ör: toplantılar, yemek ve eğlence öncesi kısa konuşmalar, tören konuşmaları vb.) iyi hazırlanın. Her söz ve davranışınız takım bireyleri tarafından değerlendirildiğinde, sizin hedeflediğiniz gibi algılanmalı ve yorumlanmalıdır. Bu tür ortamlarda “Bakın yanlış anladınız” vb. düzeltmeler yapmak size sadece güç kaybettirir. Karmaşık mesajlar size çok soru sorulmasına ve sonuçta mesajınızın etki kaybına yol açar.

Ayağa kalktığınızda duruşunuz, ses tonunuz ve sözlerinizle özgüveninizi yansıtırken onlara olan sevginizi ve güveninizi mutlaka hissettirin. Gülümseyin ama kontrollü olun. Konuşmak isteyene söz verin ama gerektiği yerde geri alın ve siz devam edin. Kontrolü sağlayın.

Telefonla İletişiminiz Motivasyon Kaybettiriyor

Telefon konuşmalarınızda konuya doğrudan girin. Önce hatır sorup gönül aldıktan sonra konuya doğrudan girin ve sorunuzu sorun. Bu sizin işinizi titizlikle takip ettiğinizi gösterir. Takım bireyleri, önemli bir işin sonucunu soracağınızı bildikleri için o işin üzerine önemle eğilirler.

Telefonda Eleştirmeyin çünkü telefon eleştiri için yüksek riskli bir araçtır. Eleştirilenin performansını düşürmekten başka işe yaramaz. Hele bir süre yüz yüze gelmeniz mümkün olmayan bir takım bireyini asla telefonda eleştirmeyin. Eleştirilerinizi yüz yüze görüşme ortamlarında yapmaya çalışın.

Özel Zamanlara Saygılı Olun. Çok gerekmedikçe takım bireylerinizin dinlenme ve eğlence zamanlarını işgal etmemeye özen gösterin. Eğer zihinleri işten biraz olsun kopup dinlenemezse performansları düşük olacaktır.

Yazılı İletişiminiz Akıl Karıştırıyor.

Bir mesaj hazırlarken:

• Önce Hedefinizi Belirleyin,
• Bir Başlık(Konu) Belirtin,
• Paragraf, Numaralama ve İmgeleme Kullanın,
• Açık, Basit, Kısa ve Öz Olun,
• Mesajınızı Göndermeden Önce Birkaç Kez Okuyun,
• Aksiyon Önerin,
• Tarih ve Saatlere Sadık Olun.

Koçluk Çalışmalarınızda ve Yüz Yüze Karşılaşmalarda Nasıl Davanıyorsunuz?

Takımınızdaki elemanlarınızla, şirket çalışma alanı (bölge ofisi/merkez/fabrika) dışındaki karşılaşmalarınızda farklı bir iletişim bandı kullanırsanız, onları daha iyi gözlemleyebilir ve motivasyonlarını yükseltebilirsiniz. Bu karşılaşmalarınız önceden planlanmış olabileceği gibi rastlantı da olabilir.

Eğer bir koçluk ya da eğitim planlamışsanız ilgili elemanınız bunu önceden bilecektir. Böyle bir organizasyonda, ilk karşılaşma anında sıcak davranın. Gülümseyin. Çalışmaya başlamadan önce zaman uygunsa, bir yerde oturup çay/kahve sohbeti yapabilirsiniz. Amacınız elemanınızın olası gerginliğini azaltmak hatta ortadan kaldırmaktır. Böylece size daha gerçekçi bir performans sergilerken iletişim kanallarını öğrenmeye açacak ve işine odaklaşabilecektir.

Eğer bir takım bireyinizle müşteri ziyareti sırasında karşılaşırsanız, bir fırsatını yakalayıp onu birkaç sözcükle onurlandırın. Bu davranışınız elemanınızın müşterisi gözünde saygınlığını artırırken onu başarıya motive edecektir.

Yetersiz Bilgi Paylaşımı Yapıyorsunuz

Ekip bireylerinizle ‘mümkün olan’ her bilgiyi paylaşın. Onlardan bilgi saklar ya da çok azını aktarır gerisini saklarsanız zihinleri sürekli çalışır, yanlış yorum ve dedikodulara neden olursunuz.